3 cosas que no sabías sobre las notas de gastos digitales

Olvídate de líos.

Las hojas de gastos son unos documentos que existen en la gran mayoría de las empresas y que son usados por los trabajadores de las mismas para notificar qué gastos han realizado relacionados con el desarrollo de su actividad profesional. Esa comida de empresa, esa imprenta que te salva una presentación el día antes o un tren de última hora, son gastos que pueden ser notificados a la empresa para que después esta te lo abone a final de mes.

A veces hay que presentárselo a tu jefe, a administración o a contabilidad y aunque tradicionalmente se realizaban en formato Excel, cada vez son más las empresas que están incorporando las notas de gastos digitales, modernizando así un proceso que normalmente es bastante tedioso e implica bastante tiempo del trabajador.

Las ventajas de utilizar notas de gastos digitalizadas son las siguientes:

1. El ticket es digitalizado por una foto.
 

Así de sencillo. Muchas veces, el engorro de tener que llevar todos los tickets encima y la necesidad de guardarlos —con la posibilidad de pérdida de los mismos que ello entraña—, hace que las soluciones digitales tomen cada vez más importancia ya que con una fotografía directamente desde el teléfono podremos acreditar y notificar ese gasto a nuestro responsable directo, en cualquier momento y en cualquier lugar.

2. La persona responsable de supervisar la nota de gastos lo tiene todo más a mano.

Cuando los equipos son grandes y el número de empleados a cargo de un supervisor es elevado, la posibilidad de tener toda la información de forma inmediata y controlada por áreas para que se cumpla al 100% la política de la empresa es una gran ventaja. 

Además, estas plataformas digitales les permite aprobar de una manera rápida y simple estas notas de gasto, para que el empleado tenga la respuesta lo antes posible y así pueda estar más tranquilo sabiendo que está todo OK.

3. Olvidarse de líos.

Y es que al final, tanto para la administración, con la posibilidad de tener un control absoluto de los gastos, como para el propio trabajador, con el ahorro de tiempo que supone el hacer una foto y subir la nota de gasto digital frente a tener que agrupar todos los tickets y facturas, rellenar el Excel y presentarlo a final de mes, se trata de una gran ventaja competitiva.

De esta forma, si en tu empresa aún siguen el camino tradicional, es buen momento para realizar esta transformación digital y ahorrarte un montón de tiempo invertido en recoger y ordenar tickets. Y oye, si esa hora que de media se invierte al mes en presentar las notas de gastos, la puedes invertir en otra cosa, eso que ganas, ¿no?

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